Zaliczka czy zadatek w projekcie wnętrza? Co wybrać i jak zapisać w umowie

Krótka odpowiedź

Zaliczka to część wynagrodzenia zapłacona z góry. Jeśli umowa nie dojdzie do skutku, co do zasady wraca do klienta (projektant może się rozliczyć tylko z pracy, którą faktycznie wykonał, jeśli ma do tego podstawę).
Zadatek to zabezpieczenie umowy. Jeśli klient jej nie wykona, projektant może od umowy odstąpić i zadatek zatrzymać. Jeśli to projektant nie wykona umowy, klient może żądać zwrotu dwukrotności zadatku (art. 394 § 1 KC).

Słowo w umowie ma znaczenie. Wpłata nazwana „przedpłatą”, „wpłatą na start” albo „rezerwacją terminu” zwykle zostanie potraktowana jak zaliczka. Jeśli chcesz, żeby działała jak zadatek, napisz wprost: zadatek.

Co mówi przepis o zadatku

Art. 394 Kodeksu cywilnego ma trzy części:

Gdy jedna strona nie wykonuje umowy, druga może bez wyznaczania dodatkowego terminu odstąpić i zatrzymać zadatek, a jeśli sama go dała, żądać sumy dwukrotnie wyższej.
Gdy umowa zostaje wykonana, zadatek zalicza się na poczet zapłaty.
Gdy umowa zostaje rozwiązana albo nie została wykonana z przyczyn, za które nie odpowiada żadna strona albo odpowiadają obie, zadatek wraca, a obowiązek zapłaty dwukrotności odpada.

W praktyce: zadatek chroni Cię, gdy klient po prostu się rozmyśli i przestaje odpowiadać. Nie chroni, gdy rozstajecie się za porozumieniem albo z powodu, na który nikt nie miał wpływu.

Klient rezygnuje w trakcie projektu: co wtedy

Projekt wnętrza to zwykle umowa o dzieło. Zamawiający może od niej odstąpić w każdej chwili, dopóki dzieło nie jest ukończone, ale płaci wtedy umówione wynagrodzenie pomniejszone o to, co projektant zaoszczędził, bo nie musiał kończyć pracy (art. 644 KC).

To oznacza, że nawet z samą zaliczką nie jesteś bez ochrony. Problem w tym, że trzeba wtedy policzyć i udowodnić, ile pracy zostało wykonane. Dlatego najlepiej działa połączenie:

zadatek albo zaliczka na start, proporcjonalne do pierwszego etapu,
płatności po każdym etapie z odbiorem,
zapis o wynagrodzeniu za etapy rozpoczęte, jeśli klient zrezygnuje.

Więcej o tym, co jeszcze wpisać do umowy, w artykule umowa o projekt wnętrza: co powinna zawierać.

Zaliczka czy zadatek: co wybrać

Zadatek ma sens, gdy:

rezerwujesz termin i odmawiasz innym klientom,
projekt zaczyna się za kilka tygodni,
chcesz jasnej konsekwencji, gdy klient zniknie bez słowa.

Zaliczka wystarcza, gdy:

od razu zaczynasz pracę i rozliczasz się etapami,
pracujesz z firmami, gdzie i tak obowiązuje harmonogram płatności,
nie chcesz ryzyka, że to Ty zapłacisz klientowi dwukrotność, jeśli z Twojej strony coś się opóźni.

Pamiętaj, że zadatek działa w obie strony. Jeśli wypadniesz z terminu przez chorobę albo inne zlecenie, klient może żądać dwukrotności.

Ile pobrać na start

Nie ma przepisu, który to określa. W praktyce projektanci biorą najczęściej 20–50% wynagrodzenia na start, a resztę po kolejnych etapach. Przy kliencie konsumencie uważaj na bardzo wysokie kwoty: zadatek wyraźnie wyższy niż wartość pracy na pierwszym etapie może zostać zakwestionowany jako niedozwolone postanowienie umowne.

Klient konsument i umowa podpisana online

Jeśli umowę z konsumentem zawieracie na odległość, klient ma 14 dni na odstąpienie bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Odstąpienie w tym trybie oznacza zwrot wpłat, także zadatku.

Jeśli klient wyraźnie zażąda rozpoczęcia pracy przed upływem 14 dni, a potem odstąpi, płaci za to, co zostało zrobione do tej chwili (art. 35). Dlatego dodaj w umowie zdanie o takim żądaniu i zaczynaj pracę dopiero po jego podpisaniu.

Jak to zapisać w umowie

Przykładowe sformułowania, do dopasowania z prawnikiem:

„Zamawiający wpłaca zadatek w wysokości 1 500 zł w terminie 3 dni od podpisania umowy. Zadatek zostanie zaliczony na poczet wynagrodzenia za etap I.”
„Zamawiający wpłaca zaliczkę w wysokości 30% wynagrodzenia, zaliczaną na poczet wynagrodzenia za etap I.”
„W razie odstąpienia od umowy przez Zamawiającego Projektantowi przysługuje wynagrodzenie za etapy zakończone i rozpoczęte, zgodnie z harmonogramem.”

Jak pilnować płatności w Interlio

W Interlio wysyłasz umowę do podpisu w portalu klienta, a etapy projektu układasz na tablicy z terminami. Klient widzi, który etap jest zakończony i co akceptuje, więc rozmowa o kolejnej płatności opiera się na tym, co oboje widzicie w projekcie, a nie na pamięci. Wypróbuj Interlio przez 14 dni.

FAQ

Czym różni się zaliczka od zadatku?

Zaliczka to po prostu część zapłaty z góry. Jeśli umowa nie zostanie wykonana, co do zasady wraca do klienta. Zadatek (art. 394 KC) zabezpiecza umowę: gdy klient jej nie wykona, projektant może odstąpić i zatrzymać zadatek, a gdy to projektant nie wykona umowy, klient może żądać dwukrotności.

Czy jeśli w umowie nie napiszę, że to zadatek, wpłata jest zaliczką?

Co do zasady tak. Żeby wpłata działała jak zadatek, umowa powinna wyraźnie nazwać ją zadatkiem. Samo „przedpłata” albo „wpłata na start” będzie traktowana jak zaliczka.

Ile wynosi typowa wpłata na start za projekt wnętrza?

Nie ma przepisu, który to określa. W praktyce projektanci pobierają zwykle 20–50% wynagrodzenia na start, a resztę po kolejnych etapach. Wysoki zadatek u konsumenta może zostać uznany za niedozwolone postanowienie, więc warto, by był proporcjonalny do pracy na pierwszym etapie.

Źródła

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan prawny: październik 2026.