Umowa o projekt wnętrza: co powinna zawierać (prawa autorskie, poprawki, płatności)

Po co umowa, skoro klient jest miły

Większość sporów z klientami nie zaczyna się od złej woli. Zaczyna się od różnych wyobrażeń: klient myślał, że w cenie są wizualizacje całego mieszkania, projektant, że tylko salonu. Klient liczył na „jeszcze jedną małą zmianę”, projektant ma za sobą piątą rundę poprawek. Umowa nie jest po to, żeby się sądzić. Jest po to, żeby obie strony od początku wiedziały, za co płacą i co dostają.

Poniżej lista punktów, które warto mieć w każdej umowie na projekt wnętrza. To nie jest porada prawna ani gotowy wzór. Przy większych zleceniach albo nietypowych warunkach daj umowę do sprawdzenia prawnikowi.

Jaki to rodzaj umowy

Projekt wnętrza ma konkretny, sprawdzalny rezultat: układ, koncepcję, dokumentację. Dlatego najczęściej jest to umowa o dzieło. Kodeks cywilny opisuje ją tak: przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia (art. 627 KC).

Nadzór autorski czy koordynacja ekip to już raczej staranne działanie niż jeden rezultat. Jeśli je oferujesz, opisz je w umowie osobno, z osobnym wynagrodzeniem. Więcej o tym w artykule o nadzorze autorskim projektanta wnętrz.

1. Strony i przedmiot umowy

Pełne dane obu stron. Zaznacz, czy klient zawiera umowę jako konsument, czy jako firma. Od tego zależą jego prawa, na przykład prawo odstąpienia przy umowie zawartej online.
Adres i metraż lokalu, lista pomieszczeń objętych projektem.
Co dokładnie dostaje klient: rzut z układem funkcjonalnym, moodboard, wizualizacje (ile ujęć, których pomieszczeń), rysunki wykonawcze, zestawienie materiałów, kosztorys.
W jakiej formie: PDF, link do portalu, wydruki.

Im dokładniej opisany zakres, tym łatwiej później powiedzieć „to jest poza umową” bez kłótni.

2. Etapy i terminy

Podziel projekt na etapy z osobnymi terminami i akceptacją, na przykład:

Inwentaryzacja i ankieta z klientem.
Układ funkcjonalny.
Koncepcja: moodboard i wizualizacje.
Dokumentacja wykonawcza i kosztorys.

Wpisz, że termin kolejnego etapu biegnie od akceptacji poprzedniego. Jeśli klient przez trzy tygodnie nie odpowiada na koncepcję, Twój termin na dokumentację też się przesuwa.

3. Poprawki i zmiany założeń

To punkt, który najczęściej ratuje marżę. Zapisz:

ile rund poprawek obejmuje każdy etap (najczęściej jedna lub dwie),
czym jest poprawka (zmiana koloru frontów, inna lampa) a czym zmiana założeń (przesunięcie kuchni do innego pomieszczenia),
ile kosztuje każda dodatkowa runda albo godzina pracy.

4. Wynagrodzenie i harmonogram płatności

Kwota za cały projekt albo za metr kwadratowy, netto czy brutto. Jak liczyć cenę, opisaliśmy w artykule jak wycenić projekt wnętrza.
Płatność na start i płatności po kolejnych etapach.
Czy pierwsza wpłata to zaliczka czy zadatek. To dwie różne rzeczy prawnie i różnie działają, gdy klient się wycofa. Szczegóły w artykule zaliczka czy zadatek w projekcie wnętrza.
Termin płatności faktury.

Rozliczanie etapami ma jeszcze jeden powód. Klient może odstąpić od umowy o dzieło w każdej chwili przed jej ukończeniem, ale musi wtedy zapłacić umówione wynagrodzenie pomniejszone o to, co projektant zaoszczędził (art. 644 KC). Gdy każdy etap ma swoją cenę i odbiór, łatwiej policzyć, co już się należy.

5. Odbiór etapu

Ustal, jak klient akceptuje etap: mailem, w portalu, podpisem pod protokołem. Wpisz też, co się dzieje, gdy milczy, na przykład że brak uwag w ciągu 7 dni oznacza akceptację. Bez tego etap może wisieć tygodniami.

6. Prawa autorskie: licencja czy przeniesienie

Projekt wnętrza jest utworem, a projektant ma do niego prawa autorskie. Klient po zapłacie nie staje się automatycznie ich właścicielem. Ustawa mówi wprost: w braku wyraźnego postanowienia o przeniesieniu prawa uważa się, że twórca udzielił licencji (art. 65 ustawy o prawie autorskim).

Masz dwie drogi:

Licencja niewyłączna. Klient może korzystać z projektu do urządzenia tego jednego lokalu: zlecać wykonawcom, kopiować dokumentację na potrzeby budowy. Ty dalej możesz pokazywać projekt w portfolio. Dla większości prywatnych klientów to wystarcza.
Przeniesienie autorskich praw majątkowych. Zwykle przy deweloperach, sieciach lokali i projektach powtarzalnych. Wtedy zwykle wyższe wynagrodzenie.

W obu przypadkach wymień w umowie pola eksploatacji, bo umowa obejmuje tylko pola wyraźnie w niej wymienione (art. 41 ust. 2). Typowo: zwielokrotnianie dokumentacji, wykorzystanie do realizacji w konkretnym lokalu, publikacja zdjęć realizacji.

Dopisz też dwie rzeczy, które często wypadają:

Portfolio. Prawo projektanta do publikacji zdjęć i wizualizacji, z wyłączeniem danych i adresu klienta.
Zmiany w projekcie. Twórcy przysługuje prawo do nienaruszalności treści i formy utworu oraz nadzoru nad sposobem korzystania z niego (art. 16). Ustal, czy i na jakich zasadach klient może zmieniać projekt bez Ciebie, i czy wtedy możesz nie podpisywać się pod realizacją.

7. Forma umowy i podpis online

Sama umowa o projekt (umowa o dzieło) nie wymaga szczególnej formy. Możesz ją podpisać online, a dokument z podpisem i datą zostaje jako dowód.

Inaczej z prawami autorskimi:

przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53),
tak samo licencja wyłączna (art. 67 ust. 5).

Forma pisemna to podpis odręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny, który kodeks traktuje jak pisemny (art. 78¹ KC). Zwykły podpis na ekranie tego nie zastępuje. Jeśli więc przenosisz prawa albo dajesz licencję wyłączną, tę część podpisz na papierze albo kwalifikowanym podpisem. Licencja niewyłączna formy pisemnej nie wymaga.

8. Klient konsument i umowa zawarta online

Jeśli klient jest konsumentem i podpisujecie umowę na odległość (mailem, online), ma 14 dni na odstąpienie bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta), liczone od dnia zawarcia umowy.

Żeby zacząć pracę wcześniej, potrzebujesz wyraźnego żądania klienta, że chce rozpoczęcia usługi przed upływem tych 14 dni. Jeśli potem odstąpi, płaci za to, co zostało zrobione do tego momentu (art. 35). Najprościej dodać osobne zdanie w umowie albo pole do zaznaczenia przed podpisem.

9. Odpowiedzialność i rzeczy poza projektem

Projektant nie odpowiada za jakość prac ekip, chyba że umowa obejmuje nadzór.
Klient odpowiada za udostępnienie rzetelnych danych: pomiarów, dokumentacji budynku, zgód wspólnoty.
Zmiany cen i dostępności produktów w sklepach są poza kontrolą projektanta. Kosztorys to wycena na dany dzień.

Jak to zrobić w Interlio

W Interlio wgrywasz umowę jako dokument w projekcie i wysyłasz ją klientowi do portalu klienta. Klient otwiera ją z linku, bez zakładania konta, podpisuje na ekranie (rysując, wpisując imię i nazwisko albo wgrywając podpis), a Ty dostajesz podpisany PDF z datą przy projekcie. Możesz też wysłać przypomnienie, jeśli klient zwleka.

Taki podpis wystarcza dla samej umowy o projekt i licencji niewyłącznej. Do przeniesienia praw autorskich i licencji wyłącznej potrzebujesz podpisu odręcznego albo kwalifikowanego.

Po podpisaniu wszystko zostaje w jednym miejscu: umowa, ankieta, moodboardy, kosztorys i uwagi klienta. Wypróbuj Interlio przez 14 dni.

Podsumowanie

Dobra umowa o projekt wnętrza opisuje zakres, etapy z odbiorem, limit poprawek, harmonogram płatności i to, co klient może robić z projektem. Najczęstsza luka to prawa autorskie: bez wyraźnego zapisu klient ma licencję, a nie prawa, a przeniesienie praw wymaga podpisu odręcznego lub kwalifikowanego.

FAQ

Czy umowa o projekt wnętrza musi być na piśmie?

Sama umowa o wykonanie projektu (zwykle umowa o dzieło) nie wymaga szczególnej formy, więc można ją podpisać online. Formy pisemnej pod rygorem nieważności wymaga dopiero przeniesienie autorskich praw majątkowych i licencja wyłączna. Formę pisemną zastępuje podpis odręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy klient po zapłacie staje się właścicielem praw autorskich do projektu?

Nie automatycznie. Jeśli umowa nie mówi wyraźnie o przeniesieniu praw, uważa się, że projektant udzielił licencji (art. 65 ustawy o prawie autorskim). Zakres licencji zależy od wymienionych w umowie pól eksploatacji.

Ile poprawek wpisać do umowy na projekt wnętrza?

Najczęściej jedną lub dwie rundy poprawek na każdym etapie (układ, koncepcja, dokumentacja) i stawkę za każdą kolejną. Ważne, żeby umowa definiowała, czym jest poprawka, a czym zmiana założeń projektu.

Czy klient może zrezygnować z projektu w trakcie?

Tak. Przy umowie o dzieło zamawiający może odstąpić, dopóki dzieło nie jest ukończone, ale płaci umówione wynagrodzenie pomniejszone o to, co projektant zaoszczędził (art. 644 KC). Dlatego warto rozliczać projekt etapami.

Źródła

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną. Stan prawny: październik 2026.